Ver el seminario web presentado el 15 de junio de 2023:

Servicio de aprobación automática

CommunityWFM puede aprobar, denegar o dejar pendientes de forma automática las solicitudes de tiempo libre basándose en reglas configurables.

El servicio de aprobación automática no está habilitado de forma predeterminada. Después de crear las reglas, debe habilitar el servicio en Configuración > Configuración de la aplicación > Configuración administrativa > Servicios. Consulte Cómo habilitar el servicio de aprobación automática.

Reglas

Hay tres tipos de reglas:

1. Regla de fecha bloqueada para agentes: Indica a CommunityWFM qué días se deben denegar automáticamente las solicitudes, asegurando que nadie reciba tiempo libre en esas fechas. Esto puede incluir días en los que el centro está cerrado, para evitar que los agentes utilicen sus vacaciones por error en esos días.
2. Regla de fecha limitada para agentes: indica a CommunityWFM cuántas solicitudes, o qué porcentaje de agentes, o cuántas horas (solo en reglas de partición de calendario) se deben aprobar automáticamente antes de comenzar a denegar solicitudes adicionales. El criterio es estrictamente por orden de llegada (es decir, no se basa en la antigüedad u otro perfil de clasificación).
   • Puede crear diferentes reglas para cada día de la semana y tener diferentes reglas para cada actividad.
   • La aprobación de días parciales o fracciones de día solo está disponible en las particiones de calendario.
   • Las reglas de fecha limitada pueden asociarse a una lista de espera al usar reglas de partición de calendario.
3. Regla de intervalo mínimo de solicitud para agentes: determina con cuántos días de anticipación deben hacer la solicitud los agentes. Por ejemplo: ¿las solicitudes deben hacerse con al menos dos semanas de anticipación? ¿O pueden los agentes hacer una solicitud hoy para tener el día de mañana libre?

Ver reglas actuales

Para consultar las reglas existentes, genere el Informe de reglas vigentes (Plan > Servicio de aprobación automática > Informe de reglas vigentes).

Puede ver las reglas por actividad o por supervisor.

Creación de cada tipo de regla

Navegue a Plan > Servicio de aprobación automática > Reglas > Modelo empresarial | Árbol de supervisores.

En esta sección es donde se aplican las reglas por actividad, supervisor o para todo el centro.

Regla de fecha bloqueada para agentes

1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en el Centro, un Sitio, una Carpeta o una Actividad.
2. Seleccione Regla de fecha bloqueada para agentes del menú desplegable Elija un tipo de regla de negocio para aplicar.
3. Haga clic en Aplicar regla seleccionada para crear la nueva regla.
4. Edite o agregue su mensaje de denegación personalizado.
5. Seleccione las fechas en el calendario. Haga clic de nuevo para deseleccionar.
6. Utilice las flechas para avanzar a los siguientes meses.
7. Después de seleccionar todas las fechas bloqueadas, haga clic en Guardar.

Cualquier solicitud para los días especificados será automáticamente denegada y los agentes verán el mensaje personalizado.

Regla de fechas limitadas para agentes

Las reglas de fecha limitada pueden ser específicas para una Actividad, así que trabaje con una Actividad a la vez. Piense en las reglas de fecha limitada como espacios por día, no por hora del día. Es cuántas personas pueden estar fuera por día, no depende de la hora del día en que trabajen. *Vea abajo para usar solicitudes de día parcial en una partición de calendario.

1. Seleccione una Actividad.
2. Seleccione Regla de fecha limitada para agentes del menú desplegable.
3. Haga clic en Aplicar regla seleccionada para crear la nueva regla.
4. Edite o agregue su mensaje de denegación personalizado.
5. Ingrese el rango de fechas para esta regla.
6. Establezca el número o porcentaje de agentes que están aprobados para cualquier día dado, o seleccione No evaluar solicitudes en este día de la semana (es decir, no hay regla de fecha limitada para el día). Está basado en fechas, por lo que puede tener reglas de fecha limitada estacionales.
7. Observe el número total de personas con esta habilidad indicado en la parte inferior de la página.
8. Haga clic en Guardar.

Aplique reglas de fecha limitada al resto de las actividades si es necesario.

Si hay fluctuaciones frecuentes de personal debido a capacitación, reuniones, etc., CommunityWFM puede aprobar o denegar basándose en un porcentaje del personal para cualquier día dado.

Solicitudes de día parcial – partición de calendario

Al usar una partición de calendario, CommunityWFM puede evaluar solicitudes de día parcial y tener esto en cuenta al calcular el número de horas utilizadas cuando las personas solicitan tiempo libre. Esta regla debe ser creada o editada dentro de una partición de calendario, y solo está disponible al usar reglas de partición de calendario.

Para esta función, la regla de fecha limitada debe “Limitar a un número fijo de horas aprobadas de tiempo libre.” Por ejemplo, si Greg solicita 4.0 horas, y hay una regla de fecha limitada que solo permite 8 horas, otro agente puede tomar 4.0 horas sin activar la regla de fecha limitada. Nota: esto no considera la hora del día, por lo que incluso si ambas solicitudes son para el mismo bloque de 4 horas, se concederán ambas solicitudes.

1. En la partición del calendario, seleccione Reglas de tiempo libre en el panel de navegación a la izquierda, o haga clic en Configurar reglas de tiempo libre en el cuadro debajo del calendario.
   
2. Haga clic en Aplicar nuevas reglas de tiempo libre a este calendario o Importar (si importa, debe editar la regla antes de usarla).
   
3. Seleccione a quién se aplicará la regla.
4. Edite o agregue su mensaje de denegación personalizado.
5. Ingrese el rango de fechas para esta regla.
6. Haga clic en Establecer parámetros de fecha limitada.
   Los parámetros de fecha limitada en una partición de calendario incluyen una opción adicional: Limitar a un número fijo de horas aprobadas de tiempo libre.
   
    
7. Ingrese el número de horas de tiempo libre permitidas para el día (o número de solicitudes, o porcentaje, o no restringir).
8. Después de hacer una selección para cada día, haga clic en Guardar regla.

Regla de intervalo mínimo de solicitud del agente

1. Haga clic en un sitio, carpeta, actividad o el centro de llamadas.
2. Seleccione la Regla de intervalo mínimo de solicitud del agente.
3. Haga clic en Aplicar regla seleccionada.
4. Agregue su mensaje de denegación personalizado.
5. Ingrese un amplio rango de fechas para no tener que recordar ajustarlo.
6. Ingrese el número de días de anticipación, es decir, cuántos días de anticipación debe hacer un agente la solicitud de tiempo libre. ¿Pueden pedir el día de mañana libre o se requiere que den un aviso de dos semanas? Nota: Esta regla solo considera la fecha, no la hora del día (es decir, no distingue entre una solicitud hecha a las 12:01 am y a las 11:59 pm).
7. Haga clic en Guardar.
   

Cómo habilitar el servicio de aprobación automática.

Algunos pueden comenzar con el sistema de aprobación automática y hacer que CommunityWFM niegue automáticamente las solicitudes al principio. A medida que se sienta más cómodo, puede optar por comenzar a usar el sistema completo de aprobación automática.

Nota: Siempre puede anular una solicitud denegada si considera que puede permitir más agentes con tiempo libre, y de manera inversa, siempre puede cambiar manualmente una solicitud de aprobada a denegada si es necesario.

Configuración > Configuración de la aplicación > Configuración administrativa > Servicios

1. Seleccione Servicio de aprobación automática.
2. ¿Servicio habilitado? Seleccione Sí para habilitar el servicio.
3. ID de usuario representado: Cuando apruebe o niegue una solicitud, la notificación debe provenir de alguien. ¿Quién desea que sea el aprobador/denegador automático? Recomendamos que tenga al "administrador de WFM" como el denegador para que el mensaje provenga del "sistema".
4. Retraso del proceso: El tiempo de retraso entre la ejecución del servicio pregunta con qué frecuencia desea que se ejecute. Recomendamos cambiar la configuración a 10 minutos.
5. Número de días de anticipación para considerar solicitudes de eventos: ¿Hasta qué punto desea que CommunityWFM busque solicitudes? El valor predeterminado del sistema es de 90 días (CommunityWFM solo considerará solicitudes para fechas que ocurran dentro de los próximos 90 días), y el máximo es de 365 días. Si planea hacer solicitudes de vacaciones con mucha anticipación, considere establecer esto en 365 días. Si un agente hace una solicitud para una fecha que está fuera de este rango, la solicitud permanecerá en estado pendiente hasta que sea aprobada o denegada por un administrador, o hasta que pase suficiente tiempo para que esté dentro del rango de fechas especificado, entonces el servicio de aprobación automática evaluará la solicitud.
6. Texto de aprobación predeterminado: Agregue o edite el mensaje de aprobación personalizado. Ya configuramos el mensaje de denegación.
7. Haga clic en Guardar.
   

**La siguiente sección es importante.** 

1. Haga clic en la pestaña de opciones avanzadas.
2. Configuración de notificaciones
   • Incluir marca de tiempo de evaluación: ¿Desea incluir una marca de tiempo para cuando CommunityWFM revisó la solicitud? Normalmente, sí.
   • Emitir automáticamente un memorando: ¿Desea que el agente reciba un memorando cuando la solicitud haya sido aprobada? Normalmente, sí.
3. Permisos de eventos de un solo día
   • Si marcamos las casillas para los días de la semana y la solicitud cumple con los criterios que establecimos, entonces CommunityWFM aprobará la solicitud. Si no se cumplen los criterios, denegará la solicitud.
   • Si no marcamos las casillas, CommunityWFM denegará las solicitudes que no cumplan con los criterios que establecimos con las reglas y dejará todo lo demás como pendiente.
4. ¿Desea localizar los tiempos de solicitud? Esto ya no es editable. CommunityWFM siempre usará la zona horaria de la persona que hace la solicitud.
5. Permisos de solicitud de eventos de varios días. Si está marcado, la aprobación automática puede aprobar solicitudes de varios días cuando un agente selecciona la opción en su solicitud.

El servicio de aprobación automática en CommunityWFM 5.0 se puede configurar para aprobar solicitudes de varios días solo si todos los días son válidos. Cuando se selecciona, si un día falla, toda la solicitud falla. Cuando el servicio evalúa un evento de varios días con la configuración “Sí, todas las fechas en el rango deben ser aprobadas juntas,” la solicitud se ve como un bloque / una solicitud en los informes y en el servicio de aprobación automática. Esto significa que no puede editar un día individual en el horario publicado.
Si “No, algunas de las fechas pueden ser aprobadas y otras denegadas,” los días se ven en los informes y en el servicio de aprobación automática como días individuales.

Nota: Si usa la lista de espera en vacaciones avanzadas, la solicitud debe estar configurada en Sí.

Solicitar tiempo libre planificado vs evento de tiempo libre recurrente

El formulario Solicitar un evento de tiempo libre recurrente está destinado para eventos recurrentes a largo plazo, como una licencia de ausencia, licencia familiar, servicio militar, etc. Aunque se puede usar para cualquier evento donde necesite especificar un tiempo o días específicos, los agentes no verán la probabilidad de que su solicitud sea aprobada. No verán si falla alguna regla de aprobación automática o reglas de tiempo libre acumulado antes de enviar la solicitud.

Solución de problemas

¿Por qué el servicio de aprobación automática no aprueba una solicitud de varios días?

En los parámetros del servicio de aprobación automática (Configuración > Configuración de la aplicación > Configuración administrativa > Servicios), verifique lo siguiente:

Opciones básicas

• ¿Está habilitado el servicio?
• ¿Cuál es el Tiempo de retraso del proceso? ¿Ha pasado esa cantidad de tiempo?
• ¿Cuál es el Número de días de anticipación para considerar solicitudes de eventos? ¿El evento cae dentro del período de tiempo?

Opciones avanzadas

1. ¿Están marcados los días de la semana solicitados en los Permisos de eventos de un solo día (si el evento se solicita como No, algunas de las fechas pueden ser aprobadas y otras denegadas)?
2. Si el evento se solicitó con Sí, todas las fechas en el rango deben ser aprobadas juntas, se deben verificar los permisos de solicitud de eventos de varios días para otorgar al servicio de aprobación automática la autoridad para aprobar eventos de varios días.

¿Por qué el evento comienza a medianoche en el horario?

Si el tipo de evento no tiene horas designadas, los eventos añadidos al horario seguirán las horas del centro designadas en la Configuración Global y Preferencias. Si el centro está abierto las 24 horas (es decir, en cualquier momento | en cualquier momento), los eventos de tiempo libre planificados para todo el día comenzarán a medianoche.

¿Por qué no puedo editar un evento en un horario?

Si el servicio de aprobación automática está configurado para incluir permisos de solicitud de eventos de varios días, y el agente responde a la pregunta "¿deben aprobarse todos los días juntos?" con Sí, no podrá editar la hora del evento en el horario publicado haciendo clic y arrastrando, o clic derecho | editar. Puede editar el tipo de tiempo libre, y puede eliminar el evento.

¿Cómo debe un agente solicitar un evento de varios días que incluye un fin de semana cuando nuestro centro está cerrado?

Por ejemplo, un agente afortunado tiene dos semanas libres para irse de crucero.

La solicitud debe dividirse en solicitudes separadas, y los días solicitados solo deben incluir los días en que el centro está abierto.

Alternativamente, el agente podría usar el formulario de Solicitar evento de tiempo libre recurrente y seleccionar un patrón de recurrencia que no incluya fines de semana.